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化 学 所 外 事 管 理
 
   
 


中国科学院化学研究所

申办国际合作交流项目须知

 
  院级国际合作交流项目(简称院级项目)是由院组织的出国(境)和来华的学术交流、访问、合作研究、国际会议等活动和由研究所申请,经专家评议通过后纳入我院与各国科技合作的出国、来华与合作研究项目。

  所级国际合作交流项目(简称所级项目)是围绕本所承担的重大科研任务,利用多种合作渠道,由所组织、管理、自筹经费的对外合作与交流。包括从其他部委(科技部、国家基金委等)取得经费资助的项目。

申办因公出国(境)项目

一、短期(6个月以内)出国(境)和来华合作研究(含院级、所级项目)

二、参加国际会议

三、短期出国(境)培训

  1、在外购买仪器设备,根据有关合同出国(境)接受培训

  2、其他类型的出国(境)培训

四、港澳台地区的短期出访项目

五、赴国(境)外和来华考察讲学

六、其他

申办来访项目

一、院级项目或国家其他重点项目的来访接待、短期合作研究

二、所级项目来访接待(包括合作研究、来华参加国际会议、顺访)

三、港澳台地区的来访接待

 

申办出访的程序及注意事项

一、 出访项目的申报

  1、院级年度项目的申报

  严格执行院级项目评审制度。每年八、九月份由科技处按院国际合作局的通知,集中一次受理研究室、组申报下一年度院级国际合作交流项目计划。根据院级合作交流项目的立项原则,严格把关,经科技处初步筛选后,提交所学委会评审,最后经所务会审定后将打字填写的“中国科学院国际合作交流项目申请书”一式六份上报院国际合作局审批。凡向院申请资助的国际会议项目,除报上述材料外,还必须附会议的最新通知一式六份。

  2、所级年度项目的申报

  在每年的十月份由科技处集中一次组织申报下一年度的所级外事计划及组织申报下一年度国家自然科学基金委外事计划。每年四月底以前补报下半年的外事计划,逾期不予受理。经研究组组长、研究室主任或分子科学中心的实验室主任同意,并按“化学所关于加强国际合作交流项目管理的规定”的要求,将填写的“化学所外事出访申请表”和“化学所外事来访申请表”集中报科技处,由科技处会同所内有关部门共同审核,最后经所务会审批。

  参加院外单位组团的项目,不能按时集中申报的,事前也必须申报,经所批准后方可参加组团。在收到组团单位的“出国任务通知书”后,科技处再以所级零星项目的形式报院国际合作局,经院批准后持“出国任务确认书”,办理出访手续。

  如院外单位人员参加本所组团,必须由该所在单位的上级主管部门(原则上应有外事审批权的部门)出示公函,与我所人员一起上报,经院国际合作局审批后,给有关院外单位发“出国任务通知书。有关外单位人员报其上级主管部门批准后,持签发的”出国任务确认书”办理护照。然后与我所人员一起经院国际合作局办理签证。

  零星补报的出访项目必须提前三个月报科技处,经审核后,通过所务会特批处理。

  所级项目不得涉及院级协议。如涉及任何一个院级协议,必须按照院级项目申报。

  由国内其他部委(如自然科学基金委、国家科技部等单位)取得经费的项目按所级项目处理。

二、出访项目的立项

  1、凡经过批准列入年度外事出访计划的院级、 所级项目并符合“化学所关于出国人员管理暂行条件”规定的短期出访人员,于项目执行前最少两个月到科技处领取并认真填报“国际/港澳合作交流项目申请表”,经科技处审核后,送主管所长签字并盖所章。

  2、科技处立项。科技处正式行文报主管所长签批后, 连同国外有效邀请信的复印件上报院国际合作局。

  3、国际合作局审批后下达“出国及赴港澳任务批件”

三、出访项目执行

  1、科技处通知出访申请人,出访批件已下达。

  2、出访人员将科技处发的“出国政审通知”和“出访批件复印件”送交人事处(出国三个月及其以上的另需交“化学所派遣出国人员通知单”),由人教处报党委后办理“因公出国及赴港澳人员审查批件”。

  3、科技处将出访批件、政审批件交给出访人。

  4、出访人员在办理因公出访护照和签证前,必须备有如下材料:

  ⑴ “出国及赴港澳任务批件”原件

  ⑵ “因公出国及赴港澳人员审查批件”(编号为中科院审字[199X]号,此编号三年有效;三年内再出国需填报因公出国(境)人员备案)。

  ⑶ 办理护照、签证手续介绍信(需主管所长签字并盖所章)

  ⑷ “国外有效邀请信”

  ⑸ “60岁以上出访人员在职证明”(人教处盖章)

  ⑹ “65岁以上出访人员年内市级医院体检健康证明”

  ⑺ 近半年黑白免冠小二寸像片5张

  ⑻ “申请出国护照事项表”

  ⑼ “护照卡”

  以上为申办护照所需材料。其中⑻和⑼ 可由出访人员在院部办理护照时索取.  

  ⑽ 护照

  以上为申办签证所需材料.

  5、出访人员如何办理护照签证?

  ⑴ 出访人员将所需材料备齐,到院部(三里河)先办理护照,出访人员可通过电话询问护照办理情况。然后,出访人员再到院部签收护照,在填写“申请出国签证事项表后”,由院部将所需材料送有关使馆办理签证。

院部国际学术交流中心派遣部(护照,签证)办公地点:院部302房间;

  电话:68597302,

  电话询问护照是否办好,拨通后再拨2-982979

  电话询问签证是否办好,拨通后再拨3-982979


  做护照注意事项:


  交护照材料十天后,打电话询问护照是否已好。


  护照已做好,请填好签证表和带上邀请信办理签证手续。


  做签证注意事项:

  1、交签证材料两日后,打电话询问签证材料是否有问题。

  2、于行期前十天于护照、签证处联系,确认签证的进展。

  3、若您的出国计划有变,请及时通知 护照、签证处。

  (2)赴台湾的项目,须通过院台办和国务院台办办理。

  (3)前往香港地区者,应相应申办因公通行证和赴港签注(需带身份证复印件);凡经停香港的出访人员须申办过境签注,持有途径香港证明。

  6,预定机票

  根据国家规定,归口定点订购机票。

  院级项目由院部订购机票;

  基金委资助的项目由基金委定购机票;

  国家科委资助的项目由国家科委定购机票;

  所级项目由科技处在规定购票地点定购机票。出访人员擅自不在规定购票地点购票,不予报销,责任自负。

  7,出访人员办理外汇手续

  ⑴ 所需文件:

  ① 出国任务批件(右上角盖有“此件仅供批汇专用”章)

  ② 已获签证的护照;

  ⑵ 出访人员到科技处填写“因公短期出访人员外汇费用预算申报表”,请主管所长签字,盖所财务专用章。

  ⑶ 出访人员到科技处签批换汇用的请款单。

  ⑷ 出访人员到所财审室办理换汇用的支票。

  ⑸ 出访人员持院“经费指标使用本”和“购汇单”(盖所财务专用章和主管所长章)到院部财务室办理手续(院部240房间)。

  ⑹ 出访人员到阜成门中国银行总行办理领取外汇现金。

四、出访项目总结

  外事出访活动结束后十五天内必须将书面出访总结报告交到科技处,然后办理报销手续。凡执行期限在一年以上的院级项目,除提交书面总结材料外,还要提交研究成果,国际合作局将组织有关专家对其进行评估。

五,出访费用报销

  1. 出访人员提交总结报告后领取并填写出访报销的有关表格。

  (1)“临时出国人员外汇开支核销表”;“国外费用报销明细表”(外汇部分)

  (2)出国费用报销(人民币部分)

  (3)护照,签证费用报销

  (4)按规定领取出国置装费

  2. 由科技处核销并经主管负责人签字。

  3. 在出访人员上缴外事总结报告和办妥财务结帐后,科技处通知人教处恢复出访人员的工资及一切待遇。

申办外宾来访接待程序

 一、接待外宾申请人填表、审批

  1、申请人经研究组组长、研究室主任或实验室主任同意后,按规定填写“化学所外事来访申请表”, 报院级或所级来访项目。经院、所批准后,由科技处通知申请人。

  2、申请人到科技处递交“化学所外宾来访接待计划”.

  3、科技处审核.

  4、由科技处送主管所长签批.

  5、由科技处通知申请人审批结果.

 

二、确定日程、发邀请信

  1、申请人与来访者联系,确定外宾来访的具体日期, 提交给科技处对方明确的来访日期的函件(信、传真等)。

  2、申请人认真填写“中国科学院来访邀请信”(供来访者办理签证之用)。若被邀请人携配偶、子女来访,可在同一份邀请信被邀人姓名栏中写明随行人员姓名。

  3、申请人以所长的名义拟一份邀请信,内容包括:来访日期、期限、学术交流领域和费用等。

  4、申请人将院邀请信填写后连同拟定的邀请信交科技处。

  5、由科技处将两份材料整理后送主管所长审批。

  6、由科技处交给申请人,申请人寄给被邀请人。

 

三、接待费用

  接待费用标准按院有关规定执行。需强调指出不得公费安排外宾去外地作专门旅游;如外宾携带家属来访,所有额外增加的费用由外宾自理;外宾去外单位访问(在当地去外单位一次性访问除外)期间的费用以及去下一站旅费应由外单位支付,请预先联系落实。

四、接待

  1、外宾在来访前一个月,请接待负责人通知科技处。

  2、由科技处会同接待负责人讨论外宾的日程安排、 学术活动和对方提出的要求安排等。

  3、由科技处拟接待函和详细的日程安排。

  4、由科技处将接待函发送各有关外事接待单位。

  5、外宾抵华前一个星期, 接待负责人到科技处进一步落实详细的接待工作、订房、订票和借款手续。

  6、在接待中如遇到问题,随时与科技处联系。

五、报销

  接待工作结束一星期后,由接待负责人填写接待工作总结一份(院级、基金委项目)或“中科院化学所接待外宾登记表”交科技处,并办理报销等手续。